W świecie biznesu obowiązuje zasada: tym, co da się zmierzyć, da się też zarządzać. Zasada ta odnosi się w takim samym stopniu do zasobów ludzkich, jak do finansów czy logistyki. W dalszym ciągu jednak wiele firm, zwłaszcza małych i średnich, podejmuje kluczowe decyzje personalne w oparciu o intuicję lub niekompletne informacje. Takie podejście może prowadzić do wysokiej rotacji, niskiego zaangażowania i marnotrawstwa zasobów. Istnieje jednak bardziej strategiczne podejście: controlling personalny. Dziedzina ta przekształca HR z funkcji czysto administracyjnej w strategicznego partnera, który generuje rzeczywistą wartość dla biznesu poprzez wykorzystanie danych.
Zaprezentowany przeze mnie kompleksowy przewodnik przeprowadzi Cię przez podstawy controllingu personalnego. Wyjaśnię Ci czym controlling personalny jest, dlaczego Twoja organizacja go potrzebuje i jakie decyzje pomaga kształtować. Ponadto omówię rodzaje danych i narzędzi, wskażę kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) i przedstawię klarowny plan wdrożenia systemu controllingu personalnego w Twojej firmie. Mam nadzieję, że pomoże Ci to lepiej zrozumieć jak wykorzystywać dane aby wspierać zespół, usprawniać pracę i skuteczniej realizować cele
Czym jest controlling personalny?
Controlling personalny to podsystem zarządzania, który wspiera planowanie, monitorowanie i sterowanie wszystkimi procesami HR poprzez systematyczne gromadzenie, analizę i interpretację danych. W praktyce chodzi o przeniesienie zasad controllingu finansowego na obszary związane z ludźmi i codziennym funkcjonowaniem organizacji. Zamiast jedynie śledzić liczbę pracowników czy listę płac, controlling personalny dostarcza głębokich, praktycznych wniosków na temat skuteczności strategii HR.
W swej istocie controlling personalny nie polega na „kontrolowaniu” pracowników w sensie mikrozarządzania. Chodzi raczej o zapewnienie kierownictwu kontroli i nadzoru niezbędnych do podejmowania świadomych, strategicznych decyzji dotyczących ich najcenniejszego zasobu: ludzi. Obszar ten wypełnia lukę między działaniami HR a ich wpływem finansowym na organizację.
Przykładowo, zamiast jedynie informować, że w ostatnim kwartale zatrudniono 20 osób, kontroler personalny przeanalizowałaby koszt zatrudnienia, czas potrzebny na obsadzenie tych stanowisk, jakość nowych pracowników (na podstawie ich ocen rocznych) oraz wpływ tych zatrudnień na produktywność działu. Takie podejście daje całościowy obraz, który bezpośrednio łączy wysiłki rekrutacyjne z wynikami biznesowymi oraz pozwala menedżerom HR i właścicielom firm uzasadniać swoje decyzje, demonstrować swoją wartość i proaktywnie reagować na wyzwania, zanim staną się one krytycznymi problemami.
Dlaczego controlling personalny jest dziś tak ważny?
Na konkurencyjnym rynku firmy nie mogą już sobie pozwolić na traktowanie HR jako funkcji drugorzędnej. Potrzeba zwinności, wydajności i wysoce zaangażowanej siły roboczej sprawiła, że strategiczne zarządzanie zasobami ludzkimi stało się koniecznością. Controlling personalny jest mechanizmem, który umożliwia tę strategiczną zmianę.
Oto kilka kluczowych powodów, dla których wdrożenie ram controllingu personalnego jest kluczowe dla nowoczesnych firm:
- Od przeczucia do świadomej decyzji: Intuicja nie jest wiarygodnym fundamentem do zarządzania personelem. Controlling personalny zastępuje domysły dowodami. Pozwala opierać decyzje dotyczące zatrudnienia, szkoleń, wynagrodzeń i retencji na twardych danych, co zwiększa prawdopodobieństwo pozytywnych wyników i dostarcza solidnego uzasadnienia dla działań.
- Demonstrowanie wartości HR: Działy HR często mają trudności z udowodnieniem zwrotu z inwestycji (ROI). Jak zmierzyć wartość nowego programu wellness lub kursu rozwoju przywództwa? Controlling personalny dostarcza narzędzi do mierzenia wpływu tych inicjatyw. Na przykład, można skorelować program wellness ze spadkiem liczby dni chorobowych lub powiązać program szkoleniowy z poprawą wskaźników wydajności, tym samym wykazując wyraźną korzyść finansową.
- Optymalizacja kosztów: Wydatki związane z pracownikami, w tym wynagrodzenia, świadczenia, rekrutacja i szkolenia, stanowią znaczną część budżetu operacyjnego firmy. Controlling personalny pomaga monitorować i optymalizować te koszty. Analizując dane dotyczące rotacji, można zidentyfikować jej przyczyny i wdrożyć ukierunkowane strategie retencji, oszczędzając znaczne kwoty na kosztach rekrutacji i onboardingu.
- Strategiczne planowanie zatrudnienia: Czy Twoja firma jest przygotowana na przyszły wzrost? Czy masz odpowiednie talenty w rezerwie, aby obsadzić kluczowe stanowiska? Controlling personalny wspiera strategiczne planowanie zatrudnienia poprzez analizę obecnych kompetencji, identyfikację luk w umiejętnościach i prognozowanie przyszłych potrzeb talentowych. To proaktywne podejście zapewnia, że Twoja organizacja dysponuje kapitałem ludzkim wymaganym do realizacji długoterminowej strategii.
- Zwiększanie zaangażowania i retencji pracowników: Wysoka rotacja jest kosztowna i destrukcyjna. Controlling personalny pomaga zrozumieć czynniki napędzające satysfakcję i niezadowolenie pracowników. Analizując dane z wywiadów końcowych, ankiet pracowniczych i ocen okresowych, można zidentyfikować wzorce i zająć się problemami związanymi z zarządzaniem, wynagrodzeniami czy kulturą firmy, co prowadzi do bardziej zaangażowanej i stabilnej siły roboczej.
Jakie decyzje wspiera controlling personalny?
Controlling personalny dostarcza analitycznych podstaw dla szerokiego zakresu strategicznych i operacyjnych decyzji w całym cyklu życia pracownika. Wdrażając myślenie oparte na controllingu personalnym, specjaliści HR i liderzy biznesowi mogą przejść od reaktywnego rozwiązywania problemów do proaktywnej realizacji strategii.
Oto przegląd kluczowych obszarów decyzyjnych, które wzmacnia controlling personalny:
Rekrutacja i pozyskiwanie talentów
- Które kanały rekrutacyjne dostarczają najlepszych kandydatów? Śledząc źródło zatrudnienia i korelując je z wynikami po zatrudnieniu oraz wskaźnikami retencji, można przeznaczyć budżet rekrutacyjny na najskuteczniejsze kanały, niezależnie od tego, czy jest to konkretny portal pracy, media społecznościowe czy program poleceń pracowniczych.
- Jak możemy zoptymalizować czas i koszt zatrudnienia? Analiza czasu trwania i kosztów każdego etapu procesu rekrutacyjnego pomaga zidentyfikować wąskie gardła i braki w efektywności, co pozwala na usprawnienie procesu.
Wynagrodzenia i świadczenia
- Czy nasza struktura wynagrodzeń jest konkurencyjna? Controlling personalny pozwala na benchmarking pakietów wynagrodzeń i świadczeń w odniesieniu do standardów branżowych oraz analizę ich wpływu na zdolność do przyciągania i zatrzymywania najlepszych talentów.
- Jaki jest zwrot z inwestycji w nasz program świadczeń? Można mierzyć wpływ świadczeń, takich jak ubezpieczenie zdrowotne czy elastyczne formy pracy, na wskaźniki takie jak absencja, satysfakcja i retencja pracowników.
Szkolenia i rozwój
- Które programy szkoleniowe przynoszą najlepsze rezultaty? Mierząc wydajność przed i po szkoleniu, można określić skuteczność różnych inicjatyw rozwojowych i skoncentrować zasoby na tych, które przynoszą wymierne korzyści w zakresie umiejętności i produktywności.
- Czy adresujemy odpowiednie luki w umiejętnościach? Controlling personalny pomaga zidentyfikować braki w umiejętnościach w całej firmie, umożliwiając projektowanie ukierunkowanych programów szkoleniowych zgodnych ze strategicznymi potrzebami biznesowymi.
Zarządzanie wynikami
- Kim są nasi najlepsi i najsłabsi pracownicy? Systematyczna analiza danych o wynikach pomaga zidentyfikować pracowników o wysokim potencjale do rozwoju przywództwa oraz osoby, które mogą potrzebować dodatkowego wsparcia lub coachingu.
- Czy nasze oceny okresowe są sprawiedliwe i skuteczne? Analiza ocen wyników w różnych działach i u różnych menedżerów może pomóc odkryć potencjalne uprzedzenia i zapewnić, że proces oceny jest spójny i obiektywny.
Retencja i zaangażowanie pracowników
- Dlaczego pracownicy odchodzą? Analiza danych z wywiadów końcowych, wskaźników rotacji według działu lub menedżera oraz wyników satysfakcji pracowników pomaga wskazać główne przyczyny odejść. Pozwala to na wdrożenie ukierunkowanych interwencji, takich jak poprawa szkoleń menedżerskich czy dostosowanie obciążenia pracą.
- Jakie czynniki napędzają zaangażowanie pracowników? Korelacja danych z ankiet zaangażowania z innymi wskaźnikami, takimi jak produktywność i absencja, może ujawnić kluczowe czynniki motywujące siłę roboczą.
Dane i narzędzia w controllingu personalnym
Skuteczny system controllingu personalnego opiera się na dwóch filarach: odpowiednich danych i właściwych narzędziach do ich analizy. Bez dokładnych danych każda analiza będzie wadliwa, a bez skutecznych narzędzi dane pozostaną zbiorem liczb bez żadnej historii do opowiedzenia.
Kluczowe źródła danych dla controllingu personalnego
Dane można podzielić na ilościowe (liczbowe) i jakościowe (opisowe). Solidny system controllingu personalnego wykorzystuje oba rodzaje.
Dane ilościowe:
- Dane demograficzne pracowników: Wiek, płeć, staż pracy, dział, stanowisko.
- Dane o wynagrodzeniach: Pensje, premie, koszty świadczeń.
- Dane rekrutacyjne: Liczba kandydatów, źródło zatrudnienia, czas do obsadzenia stanowiska, koszt zatrudnienia.
- Dane o rotacji: Wskaźniki dobrowolnej i niedobrowolnej rotacji, wskaźniki retencji, odejścia według działu lub menedżera.
- Dane o absencji: Liczba dni chorobowych, wskaźnik absencji, nieusprawiedliwione nieobecności.
- Dane o wynikach: Oceny okresowe, realizacja celów sprzedażowych, wskaźniki ukończenia projektów.
- Dane szkoleniowe: Godziny szkoleń na pracownika, koszt szkoleń, wskaźniki ukończenia kursów.
Dane jakościowe:
- Informacje zwrotne z wywiadów końcowych: Powody odejścia, opinie na temat zarządzania i kultury.
- Ankiety satysfakcji pracowników: Wyniki i komentarze dotyczące zaangażowania, środowiska pracy i przywództwa.
- Informacja zwrotna 360 stopni: Komentarze od współpracowników, menedżerów i podwładnych.
- Komentarze z ocen okresowych: Pisemne opinie menedżerów na temat mocnych stron i obszarów do rozwoju pracownika.
Narzędzia dla controllingu personalnego
Narzędzia używane w controllingu personalnym mogą obejmować zarówno proste arkusze kalkulacyjne, jak i zaawansowane, dedykowane rozwiązania software’owe. Wybór narzędzia zależy od wielkości firmy, złożoności jej danych i budżetu.
- Arkusze kalkulacyjne (np. Microsoft Excel, Google Sheets): Dla małych firm lub tych, które dopiero zaczynają przygodę z controllingiem personalnym, arkusze kalkulacyjne są opłacalnym sposobem na śledzenie i analizę podstawowych wskaźników HR. Doskonale nadają się do tworzenia prostych pulpitów menedżerskich i wykresów. Mogą jednak stać się nieporęczne i podatne na błędy wraz ze wzrostem ilości danych.
- Narzędzia Business Intelligence (BI) (np. Power BI, Tableau): Narzędzia BI to znaczący krok naprzód w porównaniu z arkuszami kalkulacyjnymi. Mogą łączyć się z wieloma źródłami danych (takimi jak system HRIS i system płacowy), umożliwiając tworzenie dynamicznych, interaktywnych dashboardów. Są to potężne narzędzia do wizualizacji trendów i zgłębiania danych w celu odkrywania wniosków.
- Systemy Informacyjne do Zarządzania Zasobami Ludzkimi (HRIS): Nowoczesne platformy HRIS często posiadają wbudowane moduły analityczne i raportowe. Systemy te centralizują wszystkie dane HR, od rekrutacji po offboarding, ułatwiając generowanie kompleksowych raportów. Mogą automatyzować gromadzenie danych i dostarczać standardowe wskaźniki, co jest podstawowym elementem skutecznego systemu controllingu personalnego.
- Specjalistyczne oprogramowanie do analityki HR: Dla większych organizacji z dojrzałymi funkcjami HR, dedykowane platformy analityki HR oferują zaawansowane możliwości, takie jak analityka predykcyjna. Narzędzia te mogą prognozować przyszłą rotację, identyfikować pracowników zagrożonych odejściem i modelować wpływ różnych polityk HR na wyniki biznesowe.
Najważniejsze KPI w controllingu personalnym
Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI) to życiowe parametry pracy działu HR. Są to konkretne, mierzalne wskaźniki, które pomagają śledzić postępy w realizacji celów. Chociaż w HR można śledzić setki różnych metryk, najważniejsze jest skupienie się na kilku kluczowych, które najlepiej wspierają Twoją strategię biznesową
Oto niektóre z najważniejszych KPI dla controllingu personalnego:
- Wskaźnik rotacji: To chyba najczęściej obserwowany wskaźnik HR. Zazwyczaj oblicza się go jako
(Liczba pracowników, którzy odeszli / Średnia liczba pracowników) x 100. Ważne jest, aby segmentować ten wskaźnik na rotację dobrowolną i niedobrowolną, według działu, menedżera i poziomu wyników. Wysoki wskaźnik dobrowolnej rotacji wśród najlepszych pracowników to poważny sygnał ostrzegawczy. - Koszt zatrudnienia: Ten KPI mierzy całkowity koszt rekrutacji nowego pracownika. Obejmuje koszty ogłoszeń, wynagrodzenia rekruterów, premie za polecenia i inne.
Całkowite koszty rekrutacji / Liczba nowych pracowników. Śledzenie tego wskaźnika pomaga zoptymalizować wydatki na rekrutację. - Czas do obsadzenia stanowiska (Time to Fill): Mierzy liczbę dni między otwarciem wakatu a zaakceptowaniem oferty. Długi czas obsadzenia stanowiska może oznaczać utratę produktywności i wskazywać na nieefektywność procesu rekrutacyjnego.
- Wskaźnik zaangażowania/satysfakcji pracowników: Zazwyczaj mierzony za pomocą anonimowych ankiet, ten KPI daje wgląd w morale i motywację personelu. Niskie wyniki są często wiodącym wskaźnikiem wysokiej rotacji i niskiej produktywności.
- Wskaźnik absencji: Obliczany jako
(Liczba utraconych dni roboczych z powodu nieobecności / Całkowita liczba dni roboczych) x 100. Wysoki wskaźnik absencji może sygnalizować problemy z samopoczuciem pracowników, stresem lub niezadowoleniem. - Jakość zatrudnienia: Jest to bardziej złożony, ale bardzo cenny KPI. Mierzy wartość, jaką nowy pracownik wnosi do firmy. Można go określić ilościowo, łącząc wskaźniki takie jak wynik jego pierwszej rocznej oceny, wskaźnik retencji po roku i wpływ na produktywność zespołu.
- Efektywność szkoleń: Można ją mierzyć na kilka sposobów, w tym za pomocą testów przed i po szkoleniu, poprawy wyników w pracy lub wskaźnika awansów pracowników, którzy ukończyli określone programy rozwojowe. Celem jest zapewnienie, że inwestycje w szkolenia przynoszą zwrot.
- Stosunek liczby pracowników HR do liczby wszystkich pracowników: Ten operacyjny KPI (
Liczba pracowników HR / Całkowita liczba pracowników) pomaga w benchmarkingu wydajności działu HR. Chociaż standardy branżowe są różne, jest to przydatny wskaźnik do planowania zasobów.
Wybór odpowiednich KPI zależy od konkretnych celów Twojej firmy. Jeśli priorytetem jest wzrost, możesz skupić się na czasie do obsadzenia stanowiska i jakości zatrudnienia. Jeśli zmagasz się z retencją, ważniejsze będą wskaźnik rotacji i wskaźnik zaangażowania pracowników.
Jak zacząć budować controlling personalny w swojej firmie?
Wdrożenie systemu controllingu personalnego nie musi być przytłaczającym projektem. Można zacząć od małych kroków i z czasem budować dynamikę. Oto plan pokazujący jak krok po kroku wdrażać controlling personalny w swojej firmie.
Krok 1: Zdefiniuj cele i zdobądź poparcie interesariuszy
Co chcesz osiągnąć dzięki controllingowi personalnemu? Czy chcesz zmniejszyć rotację, poprawić jakość zatrudnienia czy zoptymalizować koszty szkoleń? Twoje cele powinny być bezpośrednio powiązane z ogólną strategią biznesową. Przedstaw te cele wyższemu kierownictwu, aby uzyskać ich wsparcie. Wyjaśnij, w jaki sposób HR oparty na danych pomoże firmie osiągnąć jej cele. Przedstaw to jako inicjatywę biznesową, a nie tylko projekt HR.
Krok 2: Zidentyfikuj kluczowe wskaźniki (KPI)
Na podstawie swoich celów wybierz 3-5 KPI na początek. Nie próbuj mierzyć wszystkiego naraz. Wybierz wskaźniki, które są zarówno znaczące, jak i dla których realnie możesz zbierać dane. Na przykład, jeśli redukcja odejść jest Twoim najwyższym priorytetem, zacznij od śledzenia wskaźnika rotacji i zaangażowania pracowników.
Krok 3: Przeprowadź audyt danych i systemów
Gdzie znajdują się potrzebne dane? Czy są w arkuszach kalkulacyjnych, w systemie płacowym czy w segregatorach? Oceń jakość i dostępność swoich danych. Może okazać się, że musisz ustandaryzować sposób ich zbierania. Na przykład, upewnij się, że powody odejścia są konsekwentnie rejestrowane podczas wywiadów końcowych. To fundamentalny krok dla każdej wiarygodnej praktyki controllingu personalnego.
Krok 4: Wybierz narzędzia
Zacznij od tego, co masz. Jeśli jesteś małą firmą, Excel lub Google Sheets mogą wystarczyć do początkowych KPI. Stwórz prosty pulpit menedżerski do śledzenia wybranych wskaźników co miesiąc lub kwartał. W miarę jak Twoje potrzeby staną się bardziej zaawansowane, możesz rozważyć inwestycję w narzędzie BI lub bardziej zaawansowany HRIS.
Krok 5: Zbieraj i analizuj dane
Rozpocznij proces systematycznego zbierania i czyszczenia danych. Gdy uzyskasz wiarygodny zbiór danych, zacznij analizę. Szukaj trendów, wzorców i korelacji. Na przykład, czy rotacja wzrasta w konkretnym dziale? Czy istnieje związek między niskimi wynikami zaangażowania a wysoką absencją?
Krok 6: Twórz raporty i wizualizuj swoje odkrycia
Dane są najpotężniejsze, gdy opowiadają historię. Używaj wykresów i grafów, aby zwizualizować swoje odkrycia. Stwórz prosty, jednostronicowy dashboard, który prezentuje kluczowe KPI w łatwym do zrozumienia formacie dla kierownictwa. Twój raport powinien nie tylko prezentować liczby; powinien również zawierać Twoją interpretację i rekomendacje. Na przykład: „Nasza dobrowolna rotacja wzrosła o 15% w tym kwartale, głównie w dziale sprzedaży. Analiza wywiadów końcowych sugeruje, że kluczowym czynnikiem jest wynagrodzenie. Rekomendujemy przeprowadzenie analizy benchmarkingu płac dla naszych stanowisk sprzedażowych.”
Krok 7: Działaj na podstawie wniosków i mierz wpływ
Ostatnim i najważniejszym krokiem jest wykorzystanie wniosków do wprowadzania zmian. Wdróż rekomendacje z analizy. Na przykład, jeśli odkryłeś, że najlepsi pracownicy pochodzą z poleceń, uruchom kampanię promującą program poleceń. Następnie kontynuuj śledzenie KPI, aby mierzyć wpływ swoich działań. Tworzy to cykl ciągłego doskonalenia, który jest esencją skutecznego controllingu personalnego.
Podsumowanie: kultura HR oparta na danych
Controlling personalny to więcej niż zestaw narzędzi i wskaźników, to sposób myślenia. Reprezentuje fundamentalną zmianę w kierunku podejmowania decyzji opartych na dowodach, a nie intuicji. Przyjmując zasady controllingu personalnego, specjaliści HR mogą podnieść swoją rolę z funkcji wsparcia administracyjnego do strategicznego partnera biznesowego. Właściciele firm i menedżerowie z kolei zyskują widoczność, której potrzebują do skutecznego zarządzania kapitałem ludzkim i napędzania zrównoważonego wzrostu.
Rozpoczęcie tej podróży może być tak proste, jak śledzenie kilku kluczowych wskaźników w arkuszu kalkulacyjnym. Kluczem jest zacząć, uczyć się z danych i budować kulturę, w której świadome decyzje są normą. W ten sposób uwolnisz prawdziwy potencjał swojej siły roboczej i zbudujesz silniejszą, bardziej odporną organizację.
Więcej na temat dashboardów HR w Power BI znajdziesz w tym wpisie: HR dashboard w Power BI: Twoje centrum dowodzenia HR w świecie danych.
Chcesz porozmawiać o controllingu personalnym w Twojej firmie? Zapraszam do kontaktu.